Refund Policy

Terakhir diperbarui: November 2025

Di PT CHATMO TEKNOLOGI INDONESIA, kami berkomitmen untuk memberikan layanan software development berkualitas tinggi. Refund Policy ini menjelaskan kondisi dan prosedur pengembalian dana untuk layanan kami.

1. Prinsip Umum

Karena sifat layanan software development yang melibatkan waktu, tenaga, dan resources yang signifikan, kebijakan refund kami dirancang untuk fair bagi kedua belah pihak:

• Kami tidak menawarkan refund penuh untuk pekerjaan yang sudah dimulai
• Refund akan dihitung berdasarkan pekerjaan yang belum diselesaikan
• Setiap kasus akan dievaluasi secara individual dengan itikad baik

2. Down Payment / Deposit

2.1 Non-Refundable Down Payment

Down payment (biasanya 30% dari total project value) bersifat non-refundable dalam kondisi normal karena:

• Down payment mengkompensasi waktu untuk requirement gathering dan planning
• Resource allocation dan team assignment sudah dilakukan
• Opportunity cost dari menolak project lain

2.2 Pengecualian untuk Down Payment

Down payment dapat di-refund dalam kondisi berikut:

• Kami gagal memulai pekerjaan dalam 14 hari setelah kesepakatan (kecuali ada kesepakatan lain)
• Kami secara sepihak membatalkan project tanpa alasan yang valid
• Terjadi force majeure yang membuat project tidak mungkin dilanjutkan sebelum pekerjaan dimulai

3. Refund untuk Project yang Sedang Berjalan

3.1 Pembatalan oleh Klien

Jika Klien membatalkan project yang sudah berjalan:

• Kami akan mengevaluasi pekerjaan yang sudah diselesaikan
• Klien akan ditagih untuk semua pekerjaan yang sudah dilakukan sampai tanggal pembatalan
• Jika pembayaran sudah melebihi nilai pekerjaan yang diselesaikan, selisihnya dapat di-refund
• Down payment tetap non-refundable
• Pemberitahuan pembatalan harus dilakukan minimal 14 hari sebelumnya

3.2 Perhitungan Refund

Perhitungan refund berdasarkan:

• Percentage completion dari project milestones
• Man-hours yang sudah digunakan (untuk hourly projects)
• Deliverables yang sudah diserahkan
• Resources dan third-party costs yang sudah dikeluarkan

4. Refund untuk Kegagalan Delivery

4.1 Keterlambatan Significant

Jika kami gagal menyelesaikan project dalam timeline yang disepakati:

• Klien berhak untuk meminta update dan revised timeline
• Jika keterlambatan lebih dari 60 hari tanpa alasan yang valid, Klien dapat mengajukan partial refund
• Refund amount akan dinegosiasikan berdasarkan impact keterlambatan

4.2 Kegagalan Memenuhi Spesifikasi

Jika deliverable tidak memenuhi spesifikasi yang disepakati:

• Kami akan melakukan revisi hingga sesuai spesifikasi (dalam reasonable limits)
• Jika setelah reasonable efforts masih tidak sesuai, partial refund dapat dipertimbangkan
• Spesifikasi yang dimaksud adalah yang tertulis dalam kontrak atau proposal yang disetujui

5. Kondisi yang TIDAK Eligible untuk Refund

Refund TIDAK berlaku dalam kondisi berikut:

• Klien berubah pikiran setelah melihat hasil yang sudah sesuai spesifikasi
• Klien tidak puas dengan subjective aspects (selera pribadi) yang tidak tercantum dalam spesifikasi
• Klien gagal menyediakan informasi, feedback, atau approval yang diperlukan dalam waktu yang wajar
• Perubahan requirement dari Klien di tengah project
• Masalah kompatibilitas dengan third-party systems yang tidak dalam kontrol kami
• Klien gagal melakukan pembayaran sesuai kesepakatan
• Service sudah diselesaikan dan delivered sesuai spesifikasi

6. Maintenance & Support Packages

6.1 Monthly Maintenance

• Refund pro-rated tersedia jika Klien membatalkan sebelum bulan berakhir
• Pemberitahuan pembatalan minimal 7 hari sebelumnya
• Refund tidak termasuk untuk support yang sudah diberikan di bulan berjalan

6.2 Prepaid Support Hours

• Unused support hours dapat di-refund dalam 90 hari sejak pembelian
• Setelah 90 hari, unused hours bersifat non-refundable tetapi dapat digunakan kapanpun

7. Prosedur Refund Request

7.1 Mengajukan Refund

Untuk mengajukan refund, Klien harus:

1. Mengirimkan refund request secara tertulis ke ofani@chatmo.fun
2. Menyertakan:
   • Nomor kontrak atau invoice
   • Alasan refund request
   • Detail rekening untuk refund
   • Dokumentasi pendukung (jika ada)
3. Menunggu evaluasi dari tim kami (maksimal 14 hari kerja)

7.2 Proses Evaluasi

Setelah menerima refund request:

• Kami akan mengevaluasi request dalam 14 hari kerja
• Kami akan berkomunikasi dengan Klien untuk klarifikasi jika diperlukan
• Kami akan memberikan keputusan tertulis mengenai approval atau rejection
• Jika approved, kami akan menentukan refund amount berdasarkan policy ini

7.3 Proses Pembayaran Refund

Jika refund di-approve:

• Refund akan diproses dalam 30 hari kerja sejak approval
• Refund akan ditransfer ke rekening yang didaftarkan atas nama Klien
• Biaya transfer bank menjadi tanggungan Klien
• Konfirmasi pembayaran akan dikirim via email

8. Dispute Resolution

8.1 Penyelesaian Internal

Jika terjadi disagreement mengenai refund:

• Kami mendorong penyelesaian melalui komunikasi dan negosiasi
• Meeting dapat diatur untuk diskusi lebih lanjut
• Kami berkomitmen untuk mencari solusi yang fair untuk kedua belah pihak

8.2 Mediasi

Jika penyelesaian internal tidak tercapai:

• Kedua pihak dapat sepakat untuk menggunakan mediator independen
• Biaya mediasi dibagi rata antara kedua pihak
• Keputusan mediator bersifat binding jika kedua pihak sepakat

9. Alternatif untuk Refund

Dalam beberapa kasus, kami dapat menawarkan alternatif untuk refund cash:

• Service Credit: Credit untuk layanan future dengan nilai lebih tinggi
• Additional Features: Penambahan features atau services tanpa biaya tambahan
• Extended Support: Perpanjangan warranty atau support period
• Partial Delivery: Delivery dari bagian project yang sudah selesai dengan discount

10. Perlindungan Hak Kami

Sebelum refund diproses, kami berhak untuk:

• Meminta penghapusan atau return dari semua deliverables yang sudah diserahkan
• Menonaktifkan akses ke applications atau services yang masih running
• Meminta penandatanganan settlement agreement
• Meminta penghapusan data atau code dari server Klien

11. Pengecualian dan Batasan

• Refund maksimal tidak akan melebihi total yang dibayarkan untuk project tersebut
• Kami tidak bertanggung jawab untuk consequential damages atau lost profits
• Refund tidak termasuk third-party costs yang sudah dikeluarkan (licenses, cloud costs, dll)
• Kebijakan ini tidak mengurangi hak legal Klien berdasarkan hukum yang berlaku

12. Special Cases

12.1 Force Majeure

Jika project tidak dapat dilanjutkan karena force majeure:

• Kami akan mengevaluasi situasi dan berkomunikasi dengan Klien
• Refund untuk pekerjaan yang belum dilakukan dapat dipertimbangkan
• Alternatif seperti project pause atau reschedule dapat ditawarkan

12.2 Perubahan Regulasi

Jika perubahan regulasi membuat project illegal atau tidak feasible:

• Kedua pihak akan berkomunikasi untuk mencari solusi
• Partial refund dapat dipertimbangkan berdasarkan pekerjaan yang sudah dilakukan

13. Perubahan Refund Policy

Kami berhak untuk mengubah Refund Policy ini sewaktu-waktu. Namun, perubahan tidak akan mempengaruhi kontrak atau project yang sudah berjalan. Policy yang berlaku adalah policy pada saat kontrak ditandatangani.

14. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan tentang Refund Policy atau untuk mengajukan refund request, silakan hubungi kami:

Catatan Penting: Kami sangat menghargai kepercayaan Klien dan berkomitmen untuk memberikan layanan terbaik. Jika Anda mengalami masalah dengan project atau layanan kami, kami mendorong Anda untuk berkomunikasi dengan kami terlebih dahulu sebelum mengajukan refund request. Banyak issues dapat diselesaikan melalui komunikasi yang baik dan goodwill dari kedua belah pihak.

Kembali ke Beranda